Wussten Sie, dass man im Teams Kontakte pflegen kann? Aber, wir empfehlen Ihnen, dies nicht zu tun. In diesem Blog erfahren Sie weshalb.
Aus der Erfahrung sind viele Anwenderinnen und Anwender mit der Kontaktfunktion von Teams unzufrieden. Was gilt es bei der Nutzung von Teams mit den Kontakten zu beachten? Was ist unsere Best-Practise Empfehlung? Welcher Herausforderung begegnet man, wenn man seine Kontakte auf Teams pflegt? Diese Fragen beantworten wir im heutigen Blogbeitrag.
Die Herausforderungen auf einen Blick
- Synchronisierung: Nur persönliche Outlook-Kontakte werden im “Teams” angezeigt. In Teams erstellte Kontakte werden nicht ins Outlook übernommen.
- Duplikate: Wenn Sie sowohl in Outlook als auch in Teams Kontakte pflegen, wird es zu Duplikaten kommen. Dies kann zu Verwirrung führen.
- Outlook-Kontakte aus Gruppenpostfächern oder öffentlichen Ordnern werden nicht mit Teams und auch nicht mit dem Smartphone abgeglichen.
Kontaktpflege auf Teams
Microsoft verfolgt die Strategie, dass Teams auch eigenständig genutzt werden kann. Deshalb verfügt Teams über eine eigene Kontaktablage. Diese Kontaktablage ist eine Sackgasse, da sie nicht mit anderen Microsoft Produkten synchronisiert wird. In Zusammenspiel mit Outlook empfehlen wir Ihnen deshalb, diese Funktion nicht zu nutzen, sprich keine neuen Kontakte in Teams zu eröffnen. Denn im Unternehmenskontext im Zusammenspiel mit Outlook gilt: Persönliche Outlook-Kontakte gelangen automatisch ins Teams-Adressbuch.
Es ist zu erwähnen, dass mit Teams auch Personen kontaktieren werden können, die nicht als Kontakte gespeichert sind. Dies vereinfacht die Nutzung von Teams.
Vor- und Nachteile der Kontaktpflege auf Teams
In MS Teams sind Kontakte in der Regel Personen, die Teil Ihrer Organisation sind und auch MS Teams nutzen. Sie können Kontakte zu Ihrer Kontaktliste hinzufügen, um sie leichter zu finden und mit ihnen zu kommunizieren. Sie können auch Gruppen erstellen, um Kontakte zu kategorisieren und gemeinsame Räume für Zusammenarbeit und Kommunikation zu schaffen.
So sieht die Kontaktpflege in Teams aus:
Die meisten Unternehmen, die Teams benutzen, verwenden ebenfalls Outlook als Mailing Tool. Die Kontaktablage von Teams wird aber leider nicht mit Outlook synchronisiert. Das bedeutet, dass im Teams erstellte Kontakte nicht im Outlook erscheinen.
Andererseits werden jedoch auf Outlook erstellte Kontakte direkt in der Kontaktablage von Teams angezeigt. Nachteil davon: Bei externen Personen (ausserhalb der eigenen Organisation) werden nur die Mailadresse und die Telefonnummer angezeigt. Ruft man die Kontakte jedoch direkt im Outlook auf, wird dort der aktuelle Status der Person angezeigt. Ausserdem können Sie von dort die Person direkt anrufen oder ihr eine E-Mail senden.
Outlook – Unsere Empfehlung für die Kontaktpflege
Sie können Kontakte in Outlook erstellen und speichern, um Informationen wie Namen, Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern leicht wiederzufinden. Sie können auch Gruppen erstellen, um Kontakte zu kategorisieren. Ihre in Outlook gespeicherten Kontakte werden direkt in der Teams-Kontaktablage angezeigt, sie werden aber auch automatisch auf Ihrem Mobiltelefon gespeichert. Allerdings empfehle ich, dass Sie Ihre Kontakte immer über Outlook aufrufen. Vorteil davon: Sie können direkt sehen, ob die entsprechende Person Teams besitzt, und können auch über Outlook einen neuen Teams-Chat öffnen. So ist die Kontaktpflege im MS Teams gar nicht notwendig.
Fazit
MS Teams hat viele hervorragende Funktionen, die Kontaktpflege gehört jedoch nicht dazu. Darum empfehlen wir Ihnen, Ihre Kontakte nur im Outlook zu pflegen. So werden einerseits Duplikate verhindert, andererseits können die Vorteile der Kontaktpflege in Outlook genutzt werden. So spielen MS Teams und Outlook Hand in Hand, was Ihnen Ihren Berufsalltag deutlich erleichtert.
