Wenn die Anmeldung in Ihrem Unternehmens-Konto bei Microsoft so aussieht, ist dieser Blogeintrag für Sie gemacht.
Wir treffen diese Situation häufiger an, als uns lieb ist – zum Glück hat Microsoft Vorkehrungen getroffen, damit diese Situation heute nicht mehr so einfach auftritt. Trotzdem gibt es viele Firmenkonten, die davon betroffen sind. In diesem Blog-Artikel gehe ich näher auf die Hintergründe ein. Ausserdem erkläre ich, was der Unterschied zwischen einem persönlichen und Geschäftskonto ist, und wie man die Konten konsolidieren kann.
Was ist ein Microsoft-Konto?
Ein Microsoft-Konto ist ein Benutzerkonto für Microsoft Dienste und Produkte. Das persönliche Konto bei Microsoft ermöglicht den Zugriff auf eine Vielzahl von Microsoft-Dienste wie Office 365, OneDrive, Skype, Xbox, Microsoft Store und viele mehr. Ausserdem können Sie über das Microsoft-Konto auf Ihre persönlichen Daten und Einstellungen zugreifen, Ihre Geräte synchronisieren sowie einfache und bequeme Zahlungen für Microsoft-Produkte und -Dienste durchführen. Das Microsoft-Konto gibt es in der persönlichen und in der geschäftlichen Ausführung. Diese beiden Varianten haben unterschiedliche Zwecke, verschiedene Funktionen und Einstellungen.
Wie wird ein Microsoft-Konto erstellt?
Es gibt mehrere Varianten, wie ein Microsoft-Konto erstellt werden kann. Damit Sie dies besser verstehen, stellen wir nun einige Möglichkeiten dar.
Persönliches Microsoft-Konto
1. Erstellung bei Inbetriebnahme eines Windows PCs:
Das selbe kennen Sie vielleicht bereits von Ihrem Mobiltelefon. Wenn Sie beispielsweise Ihr iPhone in Betrieb nehmen, dann werden Sie dazu aufgefordert, eine Apple-ID zu erstellen.
2. Bei der Annahme einer Einladung zu SharePoint oder Teams:
Was dabei genau passiert, wurde von Microsoft in den letzten Jahren mehrfach umgestellt. So könnte ein Beispiel aussehen:
Microsoft Geschäftskonto
3. Der Arbeitgeber hat Microsoft lizenziert (M365-Tenant) und erstellt ein Konto für seine Mitarbeitenden:
Welche Funktionalitäten hat das Microsoft-Konto?
Es lassen sich Inhalte wie Dokumente oder Browser-Favoriten zwischen Geräten mit einem Microsoft-Konto synchronisieren. Wenn Sie sich beispielsweise mit Ihrem Microsoft-Konto auf Ihrem Laptop und Ihrem Mobiltelefon anmelden, werden Ihre Einstellungen, Dateien und Apps automatisch mit beiden Geräten synchronisiert. Wenn Sie also ein Dokument auf Ihrem Laptop speichern, kann es später auf Ihrem Mobiltelefon geöffnet werden, ohne es manuell zu übertragen.
Unterschiede zwischen einem persönlichen und geschäftlichen Microsoft-Konto
Wie bereits erwähnt, bietet Microsoft einerseits den persönlichen Account an, andererseits den geschäftlichen. Es gibt jedoch entscheidende Unterschiede in der Funktionen dieser beiden Accounts:
Häufig treffen wir bei unseren Kunden das Problem an, dass auf der geschäftlichen Mailadresse zwei Microsoft-Konten zugeordnet sind. Ein «persönliches Konto» und ein «Geschäftskonto». Folgendes Beispiel kann der Grund dafür sein:
Persönliches und geschäftliches Microsoft-Konto mit derselben Mailadresse
- Das Unternehmen ist nicht bei Microsoft lizensiert und hat somit keinen Unternehmens-Tenant.
- Die Mitarbeitenden arbeiten täglich mit externen Unternehmen zusammen und erhalten Einladungen zu externen Teams oder SharePoint-Seiten. In diesem Fall wurde ein persönliches Microsoft-Konto, mit der Domänen-Adresse des Unternehmens, automatisch erstellt.
- Das Unternehmen möchte nun von den Vorteilen von Microsoft 365 Gebrauch machen und lizensiert Microsoft fürs Unternehmen. Anschliessend erstellt es Unternehmenskonten für die Mitarbeitenden. Nun sind der geschäftlichen Mailadresse zwei Microsoft-Konten zugewiesen, nämlich ein «persönliches-Konto» sowie ein «Geschäftskonto.
Persönliche und geschäftliche Konten zwei verschiedenen Mailadressen zuordnen
Wenn Sie beim Anmelden in Ihrem Microsoft-Konto die Frage erhalten «welches Konto möchten Sie verwenden?», haben Sie ein persönliches Microsoft-Konto und ein Geschäftskonto mit derselben Mailadresse. Sie haben die Möglichkeit diese Accounts zu konsolidieren, das heisst, die Konten zwei verschiedenen Mailadressen zuzuordnen. Dazu muss folgendes gemacht werden:
- Einen Alias als neue Mailadresse erstellen
- Den erstellten Alias als primäre Mailadresse markieren
- Den Eintrag mit der alten Mailadresse entfernen
- Empfehlung: Anschliessend persönliches Konto bei Microsoft schliessen
Hinweis: Wird das persönliche Konto bei Microsoft gelöscht, müssen Einladungen auf SharePoint- und Teams-Links, die mit dem persönlichen Konto angenommen wurden, erneut gesendet werden. Häufig treffen wir auch an, dass User auf dem persönlichen Microsoft-Konto einige Daten im OneNote erfasst haben. Diese Daten auf das Geschäftskonto zu migrieren ist nicht ganz ohne. In diesem Eintrag gehen wir nicht weiter darauf ein.
Fazit
Zusammenfassend ist das Microsoft-Konto ein zentrales Benutzerkonto, das es Benutzern ermöglicht, auf eine Vielzahl von Diensten und Produkten von Microsoft zuzugreifen. Es bietet viele Vorteile: eine einfache Anmeldung, Gerätesynchronisierung und sichere Zahlungen. Wenn Sie Microsoft-Produkte und -Dienste verwenden, ist es daher empfehlenswert, ein Microsoft-Konto zu erstellen, um die Vorteile nutzen zu können. Es gibt persönliche und geschäftliche Microsoft-Konten, die für unterschiedliche Zwecke verwendet werden und verschiedene Funktionen und Einstellungen haben. Wenn Sie ein privater Benutzer sind, sollten Sie ein persönliches Microsoft-Konto erstellen. Wenn Sie ein Unternehmen sind, sollten Sie ein Microsoft Geschäftskonto erstellen, um auf Geschäftsdienste und -produkte zuzugreifen und sie verwalten zu können. Es kann passieren, dass für ein Unternehmen persönliche Microsoft-Konten erstellt wurden, bevor das Unternehmen bei Microsoft lizensiert war und für die Mitarbeitenden Geschäftskonten eingerichtet hat. Diese zwei Konten können zwar konsolidiert, aber nicht zusammengeführt werden.
