Wie Sie meinem letzten Blogbeitrag entnehmen konnten, hat Teams viele gute Funktionen, welche wir in unserem Unternehmen bereits täglich einsetzen. Es gibt allerdings auch Funktionen in Teams, welche Verbesserungspotenzial haben. Nachfolgend werde ich einige davon erläutern.
Kontaktfunktion
Wussten Sie, dass Sie In Teams Ihre Kontakte pflegen können? Dies ist so, weil Teams auch unabhängig von einer Organisation genutzt werden kann. An sich eine gute Idee, jedoch lässt die Umsetzung zu wünschen übrig. Die Kontakte, welche im Teams erstellt werden, werden beispielsweise nicht im Outlook angezeigt. Dies kann zu Verwirrung führen. Aus diesem Grund empfehle ich, wie bereits in meinem Blogbeitrag “Herausforderung MS Teams-Kontakte» behandelt, die Kontakte weiterhin im Outlook zu pflegen.
Dokumentenablage bei der Verwendung von SharePoint
Teams hat eine nützliche Funktion: Die Dokumentenablage. Diese erlaubt, dass Teammitglieder gemeinsam an Dokumenten arbeiten können. So wird die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert. Allerdings ist in einer bestimmten Situation Vorsicht geboten: Wenn Sie in Teams Channels Dokumente ablegen, gleichzeitig aber auch SharePoint zur Dokumentenablage verwenden, kann es zu Duplikaten oder Abweichungen kommen. Ihre Teammitglieder haben Schwierigkeiten, die neuste Version eines Dokumentes zu finden. Meist beinhaltet dies, dass der Standort der aktuellen Datei nicht mehr bekannt ist.
Deswegen ist es entscheidend, dass die Dokumente nicht an beiden Orten abgelegt werden. Aus unserer Erfahrung können wir Ihnen raten, falls Sie SharePoint verwenden, die Dateiablage ausschliesslich dort zu nutzen. Teams kann in diesem Fall hauptsächlich für die interne und auch externe Kommunikation genutzt werden. Vergessen Sie nicht, dies Ihrem Team klar mitzuteilen.
Übersichtlichkeit in Teams Chats
Kennen Sie folgende Situation: Sie haben viel zu viele Chats und Gruppen auf Teams und verlieren oftmals Zeit, um den richtigen Chat zu finden? Kompliziert wird es vor allem, wenn der letzte Kontakt mit der gewünschten Person schon etwas länger her ist. Hier könnte eine kleine Abhilfe sein, die Person oder den Gruppenchat via Filter zu suchen (unten rot markiert) und auszuwählen. Dadurch landen Sie direkt in der gewünschten Konversation.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Teams bei einigen Funktionen Verbesserungspotenzial hat. So rate ich beispielsweise davon ab, Kontakte im Teams zu pflegen und die Dokumentenablage in Teams Channels zu verwenden, falls Sie SharePoint benutzen. Ich persönlich finde jedoch, dass Teams trotzdem ein sehr gutes Tool für die Kommunikation ist. Im heutigen Blogbeitrag habe ich mich auf sehr hohem Niveau über Teams beschwert. Ich denke, dass kein Tool perfekt ist, weil jede Person unterschiedliche Bedürfnisse hat. Objektiv betrachtet würde ich sagen, dass Teams ein vielversprechendes Tool ist, auch wenn es bei gewissen Funktionen noch Luft nach oben hat.
