Microsoft Teams bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten für Unternehmen, Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern und die Zusammenarbeit zu erleichtern. In diesem Blogbeitrag haben wir bereits beschrieben, was Microsoft Teams ist und wie es sich von anderen Kommunikationsanwendungen wie Google Meet unterscheidet. Heute zeige ich Ihnen 5 Möglichkeiten auf, wie Microsoft Teams den Arbeitsalltag in Ihrem Unternehmen verbessern kann.
Integration der Microsoft 365-Umgebung
Microsoft Teams ist nahtlos in die Microsoft 365-Suite integriert. Dies bedeutet, dass es gut mit Anwendungen wie Outlook, SharePoint, OneDrive und anderen Microsoft-Produkten funktioniert. Benutzer können Office-Dokumente direkt in Teams-Kanälen erstellen, bearbeiten und freigeben. So können Ihre Teammitglieder in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Darüber hinaus unterstützt Teams das Co-Authoring, bei dem mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und den Dateiaustausch für Sie und Ihre Mitarbeitenden erheblich.
Virtuelle Meetings und Konferenzen
Mit Microsoft Teams können Sie im Unternehmen virtuelle Meetings und Konferenzen abhalten, einschliesslich Video- und Audiokonferenzen sowie Bildschirmfreigabe. Während der Sitzungen können Sie die zu besprechenden Dateien austauschen sowie Notizen und Aufgaben von Ihren Teilnehmern verfolgt werden. So können sich Ihre Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Standort treffen und effizient zusammenarbeiten.
Wenn Sie noch einmal vergegenwärtigen möchten, was während der Besprechung gesagt und abgestimmt wurde, kann Microsoft Teams Ihre Besprechung aufzeichnen und sofort nach Abschluss speichern. Dabei werden nicht nur das Meeting, sondern auch Ihre Meetingnotizen und die vereinbarten Schritte und Aufgaben gespeichert.
Ein Kommunikationskanal für den internen Austausch
Weniger E-Mails innerhalb Ihres Unternehmens senden? Ja, das ist dank Microsoft Teams möglich.
Teams bietet eine Chat-Funktion, die die Kommunikation in Echtzeit ermöglicht. Anstatt E-Mails hin und her zu schicken, können Ihre Teammitglieder direkt miteinander chatten und schnell Fragen klären. Durch die Verlagerung der Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams kann Ihre Organisation die E-Mail-Belastung reduzieren und den Zeitaufwand für das Sortieren von E-Mails minimieren.
Mobilität und Flexibilität
Microsoft Teams beinhaltet eine beeindruckende Palette an Funktionen und Anwendungen, die Mobilität und Flexibilität unterstützen. Dies erlaubt Ihnen, den heutigen Anforderungen an die Arbeitswelt gerecht zu werden. Die Möglichkeit, Teams von praktisch überall aus zu nutzen – sei es vom Desktop im Büro, vom Laptop zu Hause oder sogar vom Smartphone unterwegs – ermöglicht es Ihren Benutzern, nahtlos miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.
Die mobile App von Microsoft Teams ermöglicht es Ihnen und Ihren Mitarbeitenden, auf Chat-Nachrichten zuzugreifen, Anrufe zu tätigen, Videokonferenzen zu führen und auf Dateien zuzugreifen, auch wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen. Dadurch wird eine flexiblere Arbeitsweise gefördert und Mitarbeiter unterstützt, die häufig unterwegs sind oder von zu Hause aus arbeiten.
Die Alternative zur Telefonanlage
Teams Telefonie ist eine Funktion von Microsoft Teams, die es Benutzern ermöglicht, Anrufe direkt von der Teams-App aus zu tätigen und zu empfangen. Mit dieser Funktion können Sie sowohl interne als auch externe Anrufe tätigen, ohne dass Sie eine separate Telefonanlage benötigen. Teams Telefonie bietet auch Funktionen wie Anrufweiterleitung, Voicemail und Anrufwarteschlangen. Um die Telefonie-Funktion nutzen zu können, benötigen Sie eine Microsoft 365-Lizenz mit Telefonie-Add-On oder eine Microsoft 365 Business Voice-Lizenz.
Durch die Beseitigung separater Telefonsysteme und Hardware sowie die Nutzung des Internets zur Minimierung von Ferngesprächskosten und Konsolidierung der Kommunikationsausgaben bietet Microsoft Teams eine kosteneffiziente Lösung. Die Plattform wird in der Cloud betrieben, was den Bedarf an lokaler Hardware und die damit verbundenen Wartungskosten eliminiert. Im Gegensatz dazu können herkömmliche Telefonsysteme erhebliche Vorabinvestitionen in Hardware und laufende Wartungskosten erfordern.
Des Weiteren verfügt Teams über eine Präsenzanzeige, die den Verfügbarkeitsstatus der Benutzer anzeigt. Mit diesem Tool können Sie im Voraus sehen, ob Ihre Mitarbeiter beschäftigt oder frei sind, was mit einer herkömmlichen Telefonanlage nicht möglich ist.
Fazit
Schliesslich ist Microsoft Teams dank seiner intuitiven Benutzeroberfläche, der nahtlosen Integration mit anderen Microsoft Produkten und der vertrauten Chat-basierten Kommunikation einfach zu benutzen. Die Plattform bietet eine einfache Möglichkeit für Teams zusammenzuarbeiten, zu kommunizieren und Dateien auszutauschen, was die Effizienz steigert, und die Einführungszeit verkürzt. Die Telefonielösung von Microsoft Teams ist eine gute Alternative zur herkömmlichen Telefonanlage. Durch die Kombination dieser Faktoren bietet Microsoft Teams eine benutzerfreundliche Lösung für die Teamarbeit in Unternehmen jeder Grösse.
